Remote Onboarding – So helfen Sie neuen Remote-Angestellten zum perfekten Jobstart

Das Remote Onboarding kann für viele Teamleader und Personalverantwortliche eine große Herausforderung sein, denn Remote-Mitarbeiter*innen haben genau dieselben Bedürfnisse wie Vor-Ort-Angestellte: direkter Kontakt zu den Kolleg*innen und Vorgesetzten. Damit sich die Remote-Angestellten in Ihrem Unternehmen genauso wohlfühlen, ist ein solider Remote Onboarding-Prozess notwendig.

Was wünschen sich Remote-Angestellte beim digitalen Onboarding?

Genau wie Vor-Ort-Angestellte wünschen sich auch Remote-Angestellte vor allem zu Beginn ihres neuen Arbeitsverhältnisses den direkten Kontakt zu den Vorgesetzten und den wichtigsten Kolleg*innen. In der Anfangsphase sollten diese also zeitnah verfügbar sein, um Fragen der Neuankömmlinge zu beantworten.

Niemand fühlt sich gern alleingelassen. Das gilt vor allem für Mitarbeiter*innen im Home Office, für die es nicht so einfach ist, einfach mit den Bürokolleg*innen schnell ins Gespräch zu kommen, wenn sie ein Problem oder eine Frage haben. Das Zuteilen von Kolleg*innen als feste Ansprechpartner*innen, an die sie sich wenden können, hat sich als sehr effektiv bewährt.

Außerdem wünschen sich die neuen Angestellten ein klares Bild, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und wie sie mit ihrer Arbeit zum Unternehmenserfolg beitragen können.

5 Schritte im optimalen Remote Onboarding-Prozess

1. Der Prozess beginnt nach Unterschreiben des Arbeitsvertrags

Lassen Sie sich mit dem Onboarding nicht bis zum ersten Arbeitstag Zeit, sondern beginnen Sie bestenfalls schon gleich, nachdem das Arbeitsverhältnis besiegelt wurde. Eine digitale Unterlagenmappe, die Informationen über die Projekte des Unternehmens, sowie dessen Kultur beinhaltet, lässt die neuen Remote-Angestellten schon vorab einen ersten Eindruck gewinnen.

Versenden Sie zusätzlich noch etwas detailliertere Unterlagen, in denen die Projekte, an denen die neuen Angestellten arbeiten werden, etwas genauer beschrieben sind. Videos und Links zu Social-Media-Kanälen tragen ebenfalls dazu bei, dass die neuen Mitarbeiter*innen das Unternehmen besser kennenlernen.

2. Virtueller Unternehmensrundgang am ersten Arbeitstag

Genau wie Vor-Ort-Angestellte sollten auch die Remote-Mitarbeiter*innen an ihrem ersten Arbeitstag durchs Unternehmen geführt werden, wo sie beispielsweise die verschiedenen Abteilungsleiter*innen und Unternehmensbereiche kennenlernen.

Im digitalen Onboarding ist dies etwas aufwändiger in der Organisation, da Videokonferenzen mit den unterschiedlichen Personen angesetzt werden müssen. Deshalb sollte dies schon frühzeitig geplant werden, sodass am ersten Arbeitstag alles möglichst reibungslos abläuft und den neuen Mitarbeiter*innen ein guter erster Eindruck vermittelt wird.

3. Mentoring-Programm für eine erfolgreiche Einarbeitung

Stellen Sie Ihren neuen Remote-Angestellten Mentor*innen zur Seite, an die sie sich mit Fragen rund um das Unternehmen oder Projekt, an dem sie arbeiten werden, wenden können. Damit schaffen Sie eine Atmosphäre der Zugehörigkeit und die neuen Mitarbeiter*innen fühlen sich im Home Office nicht allein gelassen.

Arrangieren Sie ganz zu Beginn eine Videokonferenz, in der die neuen Angestellten den Rest des Teams kennenlernen. Das darf durchaus auch eine lockere Kaffee- oder Mittagspausenatmosphäre sein, bei der nicht nur über fachliche Dinge gesprochen wird. Mit der Zeit werden Mitarbeiter*innen untereinander solche Treffen organisieren, ohne, dass die Führungskraft diese arrangieren muss.

4. Feste Termine für Team- und Projektmeetings

Neue Angestellte – sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Mitarbeiter*innen – finden sich am schnellsten in ihrer neuen Rolle zurecht, wenn sie regelmäßig in Team- und Projektmeetings einbezogen werden. Dort erfahren sie, woran die Kolleg*innen arbeiten und welche Probleme und Erfolge es zu verzeichnen gibt.

In den ersten Wochen können solche Meetings jeden Morgen in sehr kurzer Form abgehalten werden. Später dann wöchentlich, oder wenn Gesprächsbedarf aufgrund von Problemen besteht.

5. Kurz- und langfristige Ziele setzen

Das digitale Onboarding ist nicht schon nach wenigen Wochen beendet, sondern erstreckt sich mindestens über die Dauer der Probezeit oder – noch besser – über ein Jahr. Denn Erfahrungswerte zeigen, dass vor allem Remote-Angestellte schon nach weniger als einem Jahr wieder kündigen, weil sie sich dem Unternehmen nicht verbunden fühlen.

Verantwortliche sollten deshalb schon beim Jobstart Ziele mit den neuen Angestellten vereinbaren und in regelmäßigen Meetings die Fortschritte besprechen. Manche Kunden von LAS Recruitment haben beispielsweise feste Termine 30, 60 und 90 Tage nach dem ersten Arbeitstag fest eingeplant, andere warten 100 Tage ab, um dann ausgiebig über die erste Zeit und die gesetzten Ziele zu sprechen. Das Erstellen von kurz- und langfristigen Zielen inklusive Meilensteinen motiviert die neuen Angestellten, denn sie erkennen darin, welchen Beitrag sie zum Projekterfolg leisten.

Remote-Angestellte sollten genauso gefördert werden wie Vor-Ort-Mitarbeiter*innen. Bieten Sie ihnen deshalb auch Weiterbildungen an, und haben Sie ein offenes Ohr für Fortbildungswünsche. Indem Sie Ihre Angestellten fördern, bringen Sie Ihnen Wertschätzung entgegen und stärken deren Bindung an das Unternehmen.

Persönliche Treffen beim Remote Onboarding

Auch wenn Videokonferenzen eine weitaus persönlichere Kommunikation zulassen als eine Telefonkonferenz, können sie ein persönliches Treffen nicht ersetzen. Je nach Entfernung zwischen Unternehmen und neuen Remote-Angestellten ist es deshalb sehr zu empfehlen, während des ersten Monats ein persönliches Treffen zu organisieren.

Bei diesem Treffen sind bestenfalls die wichtigsten Kolleg*innen sowie Team- und Projektleiter*innen mit dabei. Hier kann dann nochmals ein Rundgang durch das Unternehmen in die wichtigsten Bereiche stattfinden und über fachliche Themen gesprochen werden.

Abrunden können Sie ein solches Treffen mit der Einladung der neuen Mitarbeiter*innen zu einem Feierabendbier mit den wichtigsten Kolleg*innen. Das stärkt den Teamgeist bei allen, und die neuen Angestellten fühlen sich als vollwertige Teammitglieder*innen. Das wirkt sich positiv auf deren Motivation aus und steigert die Chancen, dass sie Ihrem Unternehmen noch lange Zeit erhalten bleiben.

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